Inilah 9 Penyebab Email Masuk ke Spam yang Wajib Anda Ketahui!

Anda mungkin bertanya-tanya kenapa email masuk spam? Padahal, email tersebut mungkin seperti email lain pada umumnya.

Kalau hal ini terus terjadi, tentunya cukup merugikan, ya? Apalagi kalau Anda menggunakannya untuk email marketing sebagai salah satu strategi pemasaran Anda. Bisa-bisa akan gagal menjangkau target pelanggan, bukan?

Namun, bagaimana Anda dapat mengatasinya kalau tidak tahu alasan kenapa email masuk spam? 

Nah, jawabannya akan Anda temukan di artikel ini. Kami akan membahas kenapa email masuk spam dan cara menanganinya. Yuk simak penjelasannya sampai selesai!

9 Penyebab Email Masuk ke Spam yang Perlu Anda Ketahui! 

Ada sembilan alasan mengapa email masuk ke spam. Mari simak ulasan berikut ini:

1. Penerima Menandai Email sebagai Spam

Alasan pertama kenapa email masuk spam adalah penerima menandai email Anda sebagai spam. 

Email Anda mungkin tidak bermasalah dan telah berhasil masuk ke kotak masuk. Namun, jika penerima menandai email Anda sebagai spam, mau tak mau email Anda akan berakhir di kotak spam.

Anda memang tidak dapat mencegah hal itu terjadi. Namun, Anda bisa berupaya dengan memastikan konten Anda menarik, misalnya dengan memberikan judul yang tepat. 

Baca Juga: Cara Membuat Email Bisnis

2. Tidak Memiliki Izin dari Penerima Email 

Bagaimana reaksi Anda kalau mendapatkan email dari orang yang tidak dikenal? Anda pasti menganggapnya sebagai spam dan mengabaikannya, bukan?

Oleh sebab itu, meminta izin sebelum mengirim email bisa menjadi solusinya. Bagaimana caranya? Salah satunya, dengan memanfaatkan formulir online yang diisi oleh audiens sendiri, seperti di bawah ini: 

Dengan begitu, email yang akan diterima memang sesuai dengan harapan audiens saat mengisi formulir online tersebut. 

Pun demikian, pada setiap email yang dikirim, Anda bisa tetap menginformasikan bahwa penerima mendapatkan email tersebut dari pengisian formulir berlangganan.

3. Judul Email Tidak Relevan

Penyebab email masuk ke spam lainnya adalah judul email Anda tidak relevan dengan isi yang ada di dalamnya. Atau, lebih dikenal dengan click bait. 

Judul yang clickbait akan mengakibatkan banyak penerima email yang merasa tertipu. Kalau sudah begitu, email Anda bisa auto ditandai sebagai spam.

Nah, supaya tidak menjadi clickbait, ada baiknya hindari pemakaian judul yang:

• berisi klaim yang terlihat berlebihan. Judul seperti “Konfirmasi Reservasi Anda” atau “Terima Kasih atas Orderannya!” sekilas memang dapat langsung mengundang perhatian penerima. Namun, penerima pasti akan kecewa dengan isi konten yang ternyata tidak sesuai. 
• berupa pesan pribadi. Jangan menggunakan judul seperti “Apakah saya meninggalkan ponsel di tempat Anda” seolah dari dari orang yang sudah dikenal. Judul dengan pesan pribadi tersebut memang akan membuat penerima langsung membukanya. Namun, kalau email ternyata bukan dari teman tapi berisi penawaran produk, bisa dianggap menyebalkan lho.
• menggunakan format tidak sesuai. Jangan memulai judul dengan “RE”, kecuali Anda benar-benar membalas email sebelumnya. Selalu mulai email baru dengan judul baru. Sama halnya dengan penggunaan “FWD”, hal ini dapat membuat orang berpikir mereka mengenal Anda, padahal tidak.  

Sebaliknya, pastikan judul email Anda dimulai dengan kata kerja yang pas dan berisi urgensi yang wajar tidak berlebihan. Selain itu, hal yang terpenting adalah pastikan judul relevan dengan konten.

4. Konten Email Terjaring Filter Spam

Filter spam akan menyaring email berdasarkan elemen tertentu di dalamnya. Kalau email Anda berisi elemen tersebut, email tersebut akan otomatis dianggap spam. 

Nah, berikut ini hal-hal yang menjadi pemicu filter spam:

• Berisi banyak kata seperti Gratis, Harga Terendah, dan Tanpa Biaya. 
• Berisi banyak tanda seru atau tanda dolar berturut-turut
• Kata-kata dengan spasi atau tanda baca yang tidak perlu
• Kata-kata dengan HURUF BESAR SEMUA

Pada praktiknya, kata seperti “gratis” mungkin sulit untuk dihindari, apalagi kalau emailnya memang bertujuan promosi. Nah, kalimat lain seperti “dapatkan cuma-cuma” atau “paling terjangkau” bisa kok jadi solusi supaya tidak terkena filter. 

5. Tidak Ada Link Berhenti Langganan 

Email marketing tanpa opsi berhenti berlangganan sama saja seperti pemaksaan, lho! Hal ini bisa  memicu penerima untuk menjadikannya spam.  

Terlebih lagi, ada undang-undang yang jelas mengatur hal ini. Misalnya, CAN-SPAM di AS yang menyatakan bahwa email marketing harus menyertakan cara berhenti berlangganan. Selain itu, prosesnya tidak boleh lebih dari 10 hari setelah audiens klik opsi berhenti. 

Link berhenti langganan bisa Anda tempatkan di bagian atas seperti contoh email Bahaso berikut:

Tenang, adanya link berhenti langganan bukan berarti akan membuat audiens kabur kok. Justru mereka akan tetap bersedia menerima email Anda jika emailnya menarik. Nah, dengan adanya link berhenti berlangganan, email tersebut juga tak akan dianggap spam.

6. Mengirim Email dengan Banyak Lampiran 

Menggunakan banyak lampiran bisa mengakibatkan email masuk spam, lho! Apalagi kalau file lampiran yang disertakan dianggap mengandung malware dan virus.

Jika Anda memang perlu mengirimkan lampiran, jangan terlalu banyak atau gunakan alternatif lain. Misalnya, menguploadnya terlebih dulu di Google Drive atau Dropbox dan menyisipkan link tersebut pada email Anda. 

Selain lebih aman karena akan melalui proses scan virus, cara ini akan membuat email Anda jauh lebih ringan. Dengan begitu, kemungkinan email Anda masuk ke spam jadi lebih kecil. 

7. Menggunakan Struktur Email yang Tidak Tepat

Untuk membuat email marketing yang menarik, struktur email harus baik. Jadi, Anda perlu mengatur elemen seperti gambar, video, atau font tulisan dalam email tersebut. 

Pengaturannya mungkin akan sedikit teknis, jadi Anda bisa konsultasikan pada tim IT di bisnis Anda untuk mengecek hal berikut:

• Pilihlah font yang terbaca jelas di berbagai platform, seperti Arial, Verdana, dan Georgia.
• Maksimal ukuran konten pada email adalah 600 dan 800 pixel. Ukuran ini akan memudahkan Audiens membacanya.
• Pastikan konten mobile friendly, baik tombol yang tidak terlalu kecil dan konten yang mudah dibaca di layar ponsel. 
• Jangan memakai JavaScript dan Flash untuk semua konten. Sebab email akan dilihat sebagai vektor dan masuk dalam filter spam. Selain itu, banyak email pengguna yang tidak mendukung kode tersebut. 
• Pastikan kode HTML ataupun CSS bersih dan ringan.

8. Nama Pengirim Tidak Tepat

Alasan lain kenapa email masuk ke spam adalah informasi nama pengirim tidak tepat. Bisa karena kesalahan saat input, misalnya jika menggunakan plugin contact form. 

Nah, karena plugin secara otomatis mengirimkan email yang ditentukan, jika input nama tidak benar, akan terjadi kekeliruan nama saat dikirimkan.  

Jika hal ini terjadi, cara menanganinya sebenarnya cukup mudah. Anda hanya perlu mengatur pengaturan email pada plugin tersebut sebagai berikut: 

1. Klik plugin Contact Form di dashboard, lalu klik tab Mail
2. Pastikan kolom “From” merupakan alamat email admit website Anda. Bukan email yang dimasukkan di formulir. Anda bisa menambahkan email klien di bagian “Reply-to”.
3. Lakukan uji coba isi formulir.

9. Belum Mengatur Autentikasi Email Otomatis

Saat menggunakan layanan email otomatis, email akan dikirimkan dengan nama domain Anda. Email ini bisa dianggap spam oleh penerima kalau pengaturannya tidak pas. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan pengaturan autentikasi email yang tepat. 

Nah, ada beberapa cara autentikasi email yang bisa Anda lakukan, yaitu SPF (Sender Policy Framework) atau DKIM (Domain Key Identified Mail). 

SPF bekerja dengan memverifikasi alamat IP pengirim terhadap daftar IP yang dituju, Sementara DKIM memverifikasi email dengan memberikan kunci enkripsi dan tanda tangan digital. 

1. Login ke cPanel, lalu pilih menu Email Deliverability 

2. Klik manage pada domain yang akan Anda aktifkan SPF dan DKIM-nya. 

3. Copy kode yang muncul seperti berikut. 

4. Paste dan Tambahkan DNS Hosting/Server Anda 

Jika sudah, Anda bisa mengecek status keaktifannya di sini.

Apa Saja Kerugian Jika Email Masuk Spam? 

Spam email adalah email yang berisi konten palsu atau bahkan virus. Setiap hari, ada sekitar 60 miliar spam yang dikirim. Hal ini tentu sangat meresahkan pemilik akun email, bukan? Mereka pasti tak ingin menjadi salah satu korban yang menerima email tersebut. 

Nah, spam sendiri juga menjadi momok para marketer! Sebab, hanya 85 persen email yang sampai ke kotak masuk audiens. Sisanya masuk ke kotak spam. Hal ini berkat adanya filter spam.

Setiap kali upaya email marketing masuk ke spam akan menyebabkan kehilangan kesempatan menjangkau audiens. Alhasil, semakin kecil kemungkinan pembelian produk dari upaya pemasaran tersebut.

Hal ini patut disayangkan karena return on investment dari email marketing sebenarnya sangat tinggi dibanding lain karena mencapai 4400%! 

Wah, kalau terus-terusan masuk spam, bakal rugi dong? Yap, dan untuk itulah Anda perlu segera mengatasi email yang masuk ke spam.

Segera Hindari Penyebab Email Masuk ke Spam!

Nah, itu tadi sembilan penyebab kenapa email masuk spam yang perlu Anda ketahui. Berikut ini rangkuman pembahasan di atas: 

1. Penerima menandai email sebagai spam 
2. Tidak memiliki izin dari penerima email 
3. Judul email tidak relevan 
4. Konten email terjaring filter spam 
5. Tidak ada link berhenti langganan 
6. Mengirim terlalu banyak lampiran 
7. Menggunakan struktur email yang tidak tepat
8. Nama pengirim tidak tepat 
9. Belum mengatur autentikasi email

Bagi penerima email, adanya spam cukup mengganggu. Sedangkan untuk tujuan penerapan cara email marketing, email masuk ke spam bisa menjadi penghalang untuk menjangkau calon pelanggan bisnis.

Nah, agar email tidak masuk spam, fitur SpamExpert bisa membantu Anda untuk mengatasinya dengan mudah. Fitur ini bisa mengelola email, baik email masuk (incoming) atau email keluar (outgoing). 

Fitur ini akan memfilter email yang diterima dan mengecek email yang akan dikirim dan memastikan keamanannya agar tidak berakhir di kotak spam.