Cara Membuat Flowchart yang Efektif untuk Menjelaskan Proses

Flowchart bisa membantu Anda menjelaskan alur kerja yang kompleks saat perlu merancang sebuah proses. Misalnya dalam pembuatan website, Anda bisa membuat flowchart untuk menyusun struktur halaman, alur navigasi, atau aliran data pengguna.

Lewat visual yang sederhana, flowchart membantu menyusun setiap langkah dengan lebih jelas dan mudah dipahami. Berkatnya, suatu proses bisa diuraikan dalam bentuk yang lebih menarik dan ringkas.

Namun, bagaimana cara membuat flowchart yang efektif? Nah, di tutorial ini, kami akan membahas langkah-langkah membuat flowchart menggunakan aplikasi populer yang sudah Anda kenal, yaitu Microsoft Word dan Canva. Yuk, langsung simak caranya di bawah ini!

Simbol-Simbol Dasar dalam Flowchart

Sebelum mulai membuat flowchart, sebaiknya Anda memahami dulu simbol-simbol yang umum digunakan beserta fungsinya masing-masing.

Setiap simbol ini mewakili proses tertentu dalam alur kerja yang membantu pembaca memahami langkah-langkahnya secara lebih terstruktur. Jadi, dengan memahami simbol-simbol ini, Anda bisa menyusun flowchart yang jelas dan mudah diikuti.

Berikut adalah beberapa simbol dasar yang perlu Anda ketahui untuk membuat flowchart:

1. Terminator

Simbol terminator digunakan untuk menandai awal atau akhir dari sebuah proses dalam flowchart. Bentuknya berupa oval atau persegi panjang dengan sudut melengkung.

Pada awal flowchart, simbol ini berfungsi untuk menandai titik dimulainya suatu proses, misalnya Mulai atau Login. Di akhir, simbol ini menunjukkan bahwa seluruh rangkaian proses telah selesai.

Contoh umum penggunaannya yaitu pada flowchart form login pengguna, di mana Mulai menandakan dimulainya proses login dan Selesai menandakan proses berakhir setelah akun berhasil diverifikasi.

2. Proses

Simbol proses berbentuk persegi panjang, menandakan adanya tindakan atau langkah dalam alur kerja.

Simbol ini sering digunakan untuk merepresentasikan operasi atau tugas tertentu yang harus diselesaikan sebelum lanjut ke langkah berikutnya.

Untuk memberikan gambaran, misalnya dalam flowchart pendaftaran akun website, simbol proses bisa digunakan untuk menandai tahap Mengisi Form atau Menyimpan Data.

3. Keputusan

Simbol keputusan berbentuk belah ketupat dan digunakan saat ada pilihan atau percabangan dalam alur proses. Simbol ini memastikan alur proses bisa berubah sesuai kondisi yang terjadi atau keputusan yang dibuat.

Keputusan yang dimaksud bisa berupa jawaban ya atau tidak, benar atau salah, yang memengaruhi langkah berikutnya dalam flowchart.

Misalnya, dalam flowchart proses pembelian di toko online, simbol ini bisa digunakan untuk menentukan apakah pembayaran sudah berhasil atau belum. Kalau sudah, pengguna akan diarahkan ke halaman konfirmasi. Apabila belum, langkahnya akan kembali ke halaman pembayaran.

4. Input/Output

Simbol input/output berbentuk jajar genjang dan menunjukkan langkah saat data diterima (input) atau dikeluarkan (output).

Fungsi input bisa berupa pengguna memasukkan data, seperti alamat email atau kata sandi, sedangkan output bisa berupa tampilan hasil yang dilihat oleh pengguna.

Contohnya, pada flowchart login, simbol input/output digunakan saat pengguna memasukkan kredensial. Setelah verifikasi, hasil atau pesan (output) akan ditampilkan, seperti Login Berhasil atau Kata Sandi Salah.

5. Garis Panah

Garis ini menghubungkan berbagai langkah dalam flowchart untuk menunjukkan urutan atau arah proses. Sering juga disebut garis alir, simbol ini mengarahkan pembaca dari satu simbol ke simbol berikutnya, membantu mereka mengikuti alur dari awal hingga akhir.

Sebagai contoh, setelah tahap Mengisi Formulir pada flowchart pendaftaran, garis panah akan mengarah ke tahap Verifikasi Data.

Garis ini membantu menjaga alur proses tetap jelas sehingga pembaca bisa mengikutinya dengan mudah.

Cara Membuat Flowchart

Membuat flowchart yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang agar setiap tahap prosesnya bisa ditampilkan dengan jelas dan mudah dipahami.

Panduan berikut ini akan membantu Anda membuat flowchart yang tepat sesuai kebutuhan, mulai dari menentukan tujuan hingga menambahkan detail prosesnya.

1. Tentukan Tujuan Flowchart

Langkah pertama dalam membuat flowchart adalah menentukan tujuan yang ingin Anda capai. Saat merusmuskan tujuan ini, Anda bisa mencoba menanyakan poin-poin berikut pada diri sendiri:

• Apa proses atau sistem yang ingin saya jelaskan?
• Siapa yang akan menggunakan flowchart ini, dan bagaimana tingkat pemahaman mereka terhadap proses tersebut?
• Apakah flowchart ini bertujuan untuk mengambil keputusan, memperjelas alur kerja, atau menyelesaikan masalah?

Memahami tujuan ini akan membantu Anda mengidentifikasi berbagai informasi yang perlu ditambahkan dalam flowchart dan menentukan seberapa mendalam Anda harus menjelaskan setiap tahapnya.

Sebagai contoh, flowchart untuk perencanaan website bisa mencakup alur kunjungan pengguna dari landing page ke halaman blog, sedangkan flowchart penyelesaian masalah mungkin hanya fokus pada solusinya.

Dengan menentukan tujuan ini di awal, Anda pun bisa membuat flowchart yang terarah dan relevan.

2. Rumuskan Langkah-Langkah dalam Prosesnya

Setelah menetapkan tujuan pembuatan flowchart, berikutnya Anda perlu menentukan setiap langkah dalam proses yang akan digambarkan.

Urutkan langkah-langkah ini secara kronologis agar alurnya jelas dan mudah diikuti. Anda bisa membuat daftar sederhana dulu, lalu mencatat setiap tindakan, keputusan, dan hasil atau output yang terjadi dalam proses Anda.

Sebagai contoh, untuk flowchart pendaftaran pengguna, Anda bisa mulai dari proses Pengguna Mengisi Formulir, lalu mengarah ke Verifikasi Email, yang kemudian menghasilkan Akun Berhasil Dibuat.

Mengurutkan langkah-langkah ini akan memudahkan Anda dalam merancang alur yang logis dan memastikan tidak ada tahap penting yang terlewat.

Selain itu, Anda juga bisa memperkirakan kemungkinan lain yang mungkin muncul pada setiap langkah, seperti tindakan atau keputusan lain yang perlu dipertimbangkan.

Dengan mempertimbangkan berbagai kemungkinan ini, flowchart Anda akan lebih fleksibel dan bisa disesuaikan untuk berbagai skenario berbeda yang mungkin terjadi dalam proses Anda.

3. Mulai Buat Flowchart dengan Tool Pilihan

Setelah menentukan tujuan dan langkah-langkah yang akan diuraikan, Anda bisa mulai membuat flowchart menggunakan tool pilihan Anda. Tool yang tepat akan membantu Anda menggambar diagram, menghubungkan simbol, dan menyusun alur dengan rapi.

Beberapa aplikasi populer untuk membuat flowchart adalah Microsoft Word dan Canva. Berikut ini, kami akan menjelaskan cara membuat flowchart menggunakan kedua tool tersebut.

Cara Membuat Flowchart di Microsoft Word

Microsoft Word memiliki fitur SmartArt dan Shapes yang bisa Anda gunakan untuk membuat flowchart dengan mudah, bahkan tanpa aplikasi desain khusus.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat flowchart di Word:

1. Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
2. Klik tab Insert di bagian atas layar, lalu pilih Shapes atau SmartArt untuk mulai menambahkan simbol flowchart.
3. Apabila memilih Shapes, pilih simbol-simbol flowchart yang Anda butuhkan.

4. Seret dan letakkan simbol tersebut ke halaman dokumen, lalu sesuaikan ukurannya. Agar lebih mudah, tekan Shift sambil memilih setiap simbol, lalu samakan ukurannya.

5. Apabila memilih SmartArt, pilih jenis flowchart di bagian Process. Anda kemudian bisa menyesuaikan bentuk dan ukuran default dari template SmartArt.

6. Berikan teks pada bentuk untuk menjelaskan setiap bagian flowchart. Cukup klik kanan bentuk, lalu pilih Add Text untuk menambahkannya.

7. Selanjutnya, hubungkan simbol untuk menunjukkan urutan proses menggunakan simbol Arrow (panah) di menu Shapes.

8. Anda juga bisa menambahkan teks keterangan pada simbol panah untuk memperjelas prosesnya.

Apabila masih ingin menyesuaikan aspek lainnya, seperti warna dan tampilan setiap simbol, Anda bisa mengkliknya lalu memilih menu Shape Format pada menu bagian atas.

Selesai! Anda pun berhasil membuat flowchart menggunakan Microsoft Word. Apabila mencari tutorial menggunakan tool lainnya, lanjutkan ke panduan di bawah ini yuk!

Cara Membuat Flowchart Menggunakan Canva

Canva adalah tool desain grafis online yang mudah digunakan, bahkan oleh pemula. Anda bisa membuat flowchart dari nol, atau memanfaatkan template yang tersedia untuk mempercepat prosesnya.

Berikut langkah-langkah membuat flowchart di Canva:

1. Buka Canva di browser, lalu login ke akun Anda. Apabila belum memiliki akun, Anda bisa mendaftar gratis.
2. Pada kolom pencarian template, ketik “flowchart” untuk menampilkan berbagai pilihan template flowchart.

3. Pilih template yang sesuai, atau pilih desain kosong di menu Papan Tulis kalau ingin membuatnya sendiri dari nol. Di tutorial ini, kami memilih menggunakan template.

4. Sesuaikan setiap elemen dan teks dalam flowchart Anda dengan mengkliknya lalu memilih menu yang Anda butuhkan. Untuk mengedit teks, cukup klik dan sesuaikan langsung dari dalam bentuk.

5. Melalui menu tersebut, Anda juga bisa mengubah warna dan ukuran elemen sesuai kebutuhan.
6. Simpan proyek, lalu Anda pun berhasil membuat flowchart di Canva!

Selain itu, Anda bisa menambahkan elemen visual seperti ikon untuk membuat flowchart lebih menarik dan mudah dipahami.

4. Tinjau dan Validasi Flowchart

Setelah selesai merancang dan mendesain flowchart, Anda masih perlu meninjaunya kembali untuk memastikan akurasi dan kelengkapan alur yang digambarkan.

Salah satu cara yang paling efektif adalah dengan mencoba sendiri alur dalam flowchart Anda, apakah sudah terasa logis atau belum. Cek lagi setiap simbol dan koneksinya untuk memastikan bahwa tidak ada langkah yang terlewat atau percabangan yang tidak sesuai.

Selain itu, pastikan setiap keputusan sudah mengarah ke langkah-langkah yang relevan.

Anda juga bisa meminta masukan dari orang lain, terutama dari pihak yang sekiranya akan menggunakan flowchart tersebut, seperti anggota tim Anda. Masukan ini berguna untuk melihat apakah alur yang Anda buat sudah cukup jelas.

Dengan cara ini, Anda pun bisa memastikan bahwa flowchart Anda bisa menguraikan proses secara efektif dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Tips Membuat Flowchart yang Efektif dan Mudah Dipahami

Saat membuat flowchart, ada beberapa tips penting yang perlu diperhatikan agar flowchart Anda terlihat profesional dan lebih mudah diikuti oleh siapa saja yang membacanya.

Berikut saran dari kami untuk membantu Anda membuat flowchart:

1. Gunakan simbol dan warna secara konsisten

Untuk membuat flowchart yang mudah dibaca, gunakan simbol-simbol standar sesuai fungsinya, dan terapkan warna yang seragam untuk simbol yang sejenis.

Contohnya, Anda bisa menggunakan warna yang sama untuk semua simbol keputusan agar pembaca bisa mengenali pola dan memahami alurnya dengan lebih cepat. Selain itu, pilih palet warna yang tidak terlalu mencolok dan tetap nyaman dilihat.

Dengan menerapkan gaya yang konsisten, flowchart Anda pun akan terlihat lebih rapi dan mudah diikuti oleh siapa pun.

2. Buat alur yang tidak berbelit-belit

Pastikan alur flowchart tetap sederhana dan tidak rumit, terutama kalau proses yang dijelaskan memiliki banyak langkah. Gunakan simbol yang benar-benar diperlukan saja dan hindari menambahkan elemen yang tidak relevan.

Apabila prosesnya cukup panjang, Anda bisa membaginya menjadi dua atau lebih flowchart agar tidak membingungkan.

Alur yang ringkas akan memudahkan pembaca untuk memahami langkah-langkah dalam proses Anda, tanpa harus berpindah dari satu bagian ke bagian lain yang terlalu jauh.

3. Hindari detail yang tidak perlu

Flowchart bertujuan untuk menggambarkan suatu proses dalam alur yang lebih mudah. Jadi, fokuskan flowchart Anda pada poin-poin utama tanpa terlalu banyak informasi tambahan.

Informasi yang terlalu mendetail justru bisa membuat flowchart terlihat penuh dan sulit diikuti.

Apabila ada langkah-langkah yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, Anda bisa menggunakan anotasi atau membuat panduan terpisah. Dengan demikian, flowchart Anda akan tetap ringkas dan efektif dalam menyampaikan informasi utama kepada pembaca.

4. Gunakan judul dan label yang jelas

Dengan judul dan label yang jelas, setiap bagian dalam flowchart akan lebih mudah dipahami, bahkan oleh pengguna secara umum.

Pastikan setiap langkah memiliki keterangan singkat yang deskriptif agar pembaca bisa langsung mengerti maksudnya tanpa harus mengajukan pertanyaan tambahan.

Misalnya, gunakan label seperti Mulai Login atau Verifikasi Data pada simbol untuk menjelaskan konteksnya. Langkah ini tidak hanya membantu memperjelas maksud Anda, tapi juga menjaga flowchart tetap rapi dan terstruktur sehingga siapa pun yang membacanya bisa memahaminya tanpa kebingungan.

Kesimpulan

Flowchart bisa membantu Anda menjelaskan suatu proses secara lebih praktis dan memudahkan orang lain memahami alur yang kompleks.

Untuk membuatnya, tentukan tujuan dan langkah-langkah yang ingin Anda uraikan lebih dulu. Setelah itu, Anda bisa memilih tool seperti Microsoft Word atau Canva untuk mulai mendesainnya.

Ingat, gunakan simbol sesuai fungsinya dan berikan warna yang konsisten agar flowchart lebih mudah diikuti. Buat alur yang ringkas dan hindari menambahkan terlalu banyak informasi agar orang lain tidak kebingungan memahaminya.

Jangan lupa untuk meninjaunya kembali serta meminta masukan dari tim atau pengguna lain. Dengan mengikuti panduan ini, Anda pun bisa membuat flowchart yang efektif, akurat, dan mudah dimengerti. Selamat mencoba dan semoga berhasil!

Tanya Jawab (FAQ) Cara Membuat Flowchart

Di bagian ini, kami akan menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar cara membuat flowchart.